Zugangseröffnung

Wichtige Hinweise zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung Schwabach und Zugangseröffnung

Nach Art. 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG) ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Grundsätzlich wird zwischen einfachen formlosen und formgebundenen Schreiben (z.B. Widersprüchen) unterschieden. Die Stadt Schwabach ermöglicht Ihnen diesen Zugang nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen.

Einfache formlose Schreiben

Einfachen formlosen Schriftverkehr, für den keine Schriftform angeordnet ist, können Sie per E-Mail direkt an die Ihnen bekannte Sachbearbeiterin oder den Ihnen bekannten Sachbearbeiter oder an die zuständige Dienststelle richten. Hierbei bitten wir Sie, Folgendes zu beachten:

• Die Stadt Schwabach nimmt E-Mails in den Formaten "HTML" und "Text" an. E-Mail-Anhänge werden in folgenden Dateiformaten entgegengenommen:
  - Textdateien im ANSI-Format (*.txt)
  - Microsoft-Word bis Version 2000 (*.doc)
  - Adobe PDF (*.pdf)
  - JPG - Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
  - GIF - Graphics Interchange Format (*.gif)
  Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Adressaten zulässig.
• In den Dateien dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden.
• Nicht lesbare Dateiformate werden an die Absenderadresse zurückgeschickt.
• E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von zehn Megabytes angenommen.
• Dateien in den oben genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Schwabach nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.
• Die Übertragung normaler E-Mails erfolgt ungesichert. Für die Übersendung
  vertraulicher Daten empfehlen wir folgende Alternativen:
  - konventioneller Papierversand mit der Post
  - elektronische Dienste (eDienste) und Formulare im Internet der Stadt Schwabach
• Wird per E-Mail an die Stadt Schwabach herangetreten, geht die Stadt Schwabach davon aus, dass die weitere Kommunikation in dieser Angelegenheit auf diesem Wege abgewickelt werden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen. Soweit ein anderer Kommunikationsweg gewünscht wird, bitten wir Sie dies anzugeben. Aktuell werden seitens der Stadt Schwabach ausgehende Mails weder signiert noch verschlüsselt.
• Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht, oder sie kann verzögert ankommen. Auch eine förmliche Zustellung mit Zustellnachweis ist mit normaler E-Mail nicht möglich.
• Zur Vermeidung von Spam-Mails verwendet die Stadt Schwabach eine Software zur Identifizierung von unerwünschten E-Mails. Durch diesen Prüfmechanismus können Ihre E-Mails evtl. abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden. Eine Benachrichtigung des Absenders ist in diesen Fällen nicht gewährleistet.

Formgebundene Schreiben

Soweit durch eine Rechtsvorschrift nicht etwas anderes bestimmt ist, können Schreiben (z. B. Widersprüche oder formgebundene Anträge), für die eine Rechtsvorschrift Schriftform anordnet, auch elektronisch übermittelt werden. Die vorgeschriebene Schriftform elektronisch übermittelter Dokumente gilt aber nur als erfüllt, wenn sie mit einer qualifizierten Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sind.

Zusätzlich zu den oben genannten Bedingungen für formlose Schreiben gilt folgendes:

Elektronisch signierte Dokumente werden nur über die E-Mailadresse Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. und ausschließlich im Format PDF-inline (PDF mit eingebetteter Signatur, als Anhang einer E-Mail) angenommen.

E-Mails an diese E-Mailadresse werden von unserer Poststelle so weit geöffnet, dass eine Verifizierung der signierten Dokumente durchgeführt werden kann. Bei der Verifizierung werden wir von der Firma Mentana Claimsoft GmbH unterstützt. Es werden nur Dokumente angenommen, die durch den Prüfservice von Mentana-Claimsoft (siehe signaturportal.de) erfolgreich geprüft werden können.