Datenschutzhinweise zur Nutzung von Cisco Webex

Zweck der Verarbeitung:
Wir nutzen das Tool "Cisco Webex", um Online-Meetings, Videokonferenzen und Online-Beratungen - zum Beispiel im Virtuellen Bürgerbüro - durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). "Cisco Webex" ist ein Service des Dienstleisters Cisco Systems, Inc. Das Unternehmen hat seinen Sitz in den USA.
Verantwortlicher:
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die Stadt Schwabach.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Cisco Webex“ aufrufen, ist der Anbieter von „Cisco Webex“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Cisco Webex“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die jeweilige Nutzung herunterzuladen.
Welche Daten werden verarbeitet:
Bei der Nutzung von „Cisco Webex“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, ggf. Telefon, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild, Abteilung
Das Aufzeichnen von Onlinemeetings oder Videokonferenzen findet ohne ausdrückliche Einwilligung nicht statt.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten, wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Cisco Webex“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Umfang der Verarbeitung:
Wir verwenden „Cisco Webex“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wir zeichnen „Online-Meetings“ nicht auf, auch eine Aufzeichnung durch Nutzer ist nicht zulässig.
Wir protokollieren die Chatinhalte nicht. Wenn die Ergebnisse eines Online-Meetings in Ausnahmefällen von uns protokolliert werden sollen, dann werden wir Sie darüber vorab informieren.
Wenn Sie bei „Cisco Webex“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl) bis zu einem Monat bei „Cisco Webex“ gespeichert werden.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung:
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO. Die Durchführung von „Online-Meetings“ erfolgt zur Erfüllung unserer öffentlichen Aufgabe.
Empfänger / Weitergabe von Daten:
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, mit Ausnahme des Dienstleisters der die Online-Meetings technisch durchführt.
Cisco Webex Meetings ist eine cloud-basierte Anwendung, die nicht vom der Stadt Schwabach selbst betrieben wird. Ihre Daten werden daher in unserem Auftrag durch die Firma Cisco (Cisco International Limited mit eingetragenem Firmensitz in 9-11 New Square Park, Bedfont Lakes, Feltham, England TW14 8HA, United Kingdom) verarbeitet. Ein entsprechender Vertrag zur Datenverarbeitung im Auftrag wurde abgeschlossen.
Cisco Webex ist ein Service der Cisco Systems, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet gleichwohl nur in Bezug auf die Vertragsdaten in einem Drittland statt. Die weiteren personenbezogenen Daten, insbesondere die der Meeting-Teilnehmenden, werden ausschließlich auf Servern in der EU verarbeitet.
Löschung von Daten:
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ihre Daten werden nach der Erhebung bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung gespeichert. Sechs Monate nach der letzten Teilnahme werden die Daten auch ohne Widerruf gelöscht.